Виртуальный факс
Одним из первых способов передачи визуальной информации через телефонную линию была факсимильная связь. Суть ее в том, что тексты либо изображения сканировались и передавались с помощью телефонной сети на специальное устройство. Но вот принять факс без такого устройства (факс-аппарата) не представлялось возможным.
Современные коммуникационные средства уже давно превзошли этот метод передачи информации, однако большинство бизнес–компаний пользуются факсами и достаточно широко. Во многом благодаря возможностям современной IP-телефонии. Именно эта система дает возможность передавать факс без специального аппарата прямо на электронную почту. Его может принимать как представитель администрации или секретарь, так и любой сотрудник. В зависимости от того, какой статус доступа ему дается, он может быть отправлен даже на корпоративный электронный адрес.
В данном случае мини АТС выполняет роль факс-сервера, это без проблем позволяет послать и принять виртуальный факс через интернет, причем формат графического файла может быть как PDF, так и TIFF. Чтобы принять факс вы просто переводите входящий вызов на один из внутренних номеров АТС.
Вполне возможно настроить получение факса на компьютер или вывести на сетевой принтер.
Отметим и тот факт, что можно так настроить программу, что мобильный факс будет приниматься в автоматическом режиме. Наиболее актуально это бывает для выходных и праздничных дней. Не менее важен такой вариант для фирм, которые работают в круглосуточной связи.
При отправке факса сотрудники пользуются специальной программой, позволяющей отправить факс через интернет на факсимильный аппарат необходимого адресата. При этом сотрудник, отправивший факс, обязательно получает на e-mail уведомление о доставке.
Если говорить об экономии, то понятно, первое что приходит на ум – не нужен факс аппарат, приобретение и перезаправка дорогостоящих картриджей, а главное – экономится бумага. Ведь с помощью электронной почты его запросто можно посмотреть в виртуальном варианте, не распечатывая. А сколько свободного места появляется на столах офисных сотрудников!
Главное богатство бизнеса, безусловно, время. Множество промежуточных операций, которые вынужден выполнять сотрудник при передаче факса обычным способом, занимают достаточно серьезное время. А вот с помощью IP–телефонии сотрудники офиса экономят его просто массу!
Иногда полезной становится передача деловых факсов на общий корпоративный номер. Сеть Интернет дает возможность каждому работающему, обладающему доступом к информации, ознакомиться с содержанием факса. В таком случае нет задержки ознакомлении с информацией, она может одновременно обрабатываться различными заинтересованными лицами.
Отметим, что функция факс-сервера обеспечивает полную конфиденциальность переданной информации, является реальным средством оптимизации бизнеса, обеспечивает безопасность. При изменении расположения компании владельцам IP-телефонии не нужно менять телефонного номера для передачи или приема факсимильного сообщения.
Все перечисленные моменты, без сомнений направлены на оптимизацию бизнеса!